FATCA Responsible Officer

Instytucję FATCA Responsible Officer’a (dalej jako „FRO”) omawiać należy w kontekście obu modeli umowy IGA. Co do zasady rządy państw zdecydowały o pomocy instytucjom finansowych działającym na ich rynku w wykonywaniu przez nie obowiązków sprawozdawczych poprzez zawarcie modelu I umowy międzyrządowej FATCA lub modelu II umowy międzyrządowej FATCA. Pierwszy z modeli oparty jest o zasadę wzajemności wymiany informacji, natomiast drugi jest modelem umowy jednostronnej.

Polski Rząd zadecydował o podpisaniu modelu II umowy IGA, która obowiązuje od 1 lipca 2015 roku. Zatem do polskich instytucji finansowych zastosowanie znajdą regulacje dotyczące FRO na gruncie modelu I umowy IGA.

Model I umowy IGA

Model I umowy IGA umożliwia FFI wysyłanie wymaganych informacji oraz sprawozdań dotyczących posiadaczy amerykańskich rachunków raportowanych do swojego krajowego organu podatkowego. Ten następnie gromadzi wszystkie raporty FFI w ramach danej jurysdykcji i przekazuje informacje do IRS. Model ten zakłada zasadę wzajemnej wymiany informacji.

Model II umowy IGA

Model II umowy IGA został wprowadzony w listopadzie 2012 roku. Umowa nie wymaga, aby organ podatkowy jednego kraju wymieniał informacje z organem podatkowym innego kraju. Zamiast takiego rozwiązania, poszczególne instytucje finansowe raportują bezpośrednio do IRS.

Jeśli prawo krajowe stoi w konflikcie z przepisami regulacji FATCA, model II IGA pozwala FFI na wdrożenie struktur wewnętrznych zgodności z FATCA. Istotną różnicą jest również konieczność zawarcia przez FFI umowy z IRS.

Obowiązek powołania FRO w modelu I umowy IGA

Na gruncie modelu I umowy IGA pojęcie FRO nie zostało wprost wspomniane w treści umowy. Czy oznacza to, że FRO nie musi być zatem powołany w instytucjach finansowych objętych postanowieniami modelu I umowy IGA?

Konieczność wskazania FRO pojawia się już przy rejestracji FFI na portalu amerykańskich organów podatkowych (IRS), celem uzyskania przez instytucję finansową numeru GIIN. Obowiązek wyznaczenia obciąża zatem każdą FFI, zarówno objętą modelem I jak i II, już na etapie wypełniania formalności rejestracyjnych.

Obowiązki FRO w modelu I umowy IGA

Wydaje się, że funkcja FRO na gruncie modelu I nie jest czysto administracyjna, z uwagi na fakt, że osoba pełniąca funkcję FRO musi być upoważniona do odpowiedzi na wszelkie pytania IRS skierowane do instytucji finansowej oraz pozostawać z IRS w stałym kontakcie.

FRO jest niczym innym jak pracującym na etacie, niezależnym funkcjonariuszem instytucji finansowej, zajmującym się opracowaniem programu zgodności z wymogami FATCA i ich egzekwowaniem.

FRO wykonując swoje obowiązki, na gruncie modelu I umowy IGA, podlega wyłącznie regulacjom prawa krajowego.

Obowiązek powołania FRO w modelu II umowy IGA

Obowiązek powołania FRO na gruncie modelu II IGA wynika z faktu, że instytucje finansowe są w tym modelu obowiązane przekazywać informacje o amerykańskich rachunkach raportowanych bezpośrednio do IRS. Konieczność powołania, obowiązki oraz kwestie odpowiedzialności reguluje umowa zawierana pomiędzy IRS oraz FFI.

Obowiązki FRO w modelu II umowy IGA

Co do zasady FRO odpowiedzialny jest za stworzenia wewnętrznego programu zgodności, zawierającego odpowiednie zasady, procedury i procesy umożliwiające wywiązywanie się przez FFI z obowiązków nałożonych na nią przez regulację FATCA. Program procedur musi odpowiadać wymogom określonym przez IRS.

Do obowiązków FRO należy ponadto zapewnienie właściwego poziomu procesów kontrolnych i rozwoju narzędzi służących kontroli. Ponadto, FRO musi okresowo dokonać przeglądu zgodności ustalonych procedur z regulacją FATCA.

FRO może wyznaczyć delegować osoby, które będą współpracować z nim celem wywiązania się z nałożonych na FRO obowiązków.

Co trzy lata po końcu roku, w którym instytucja finansowa dokonała rejestracji na portalu IRS, FRO jest obowiązany oświadczyć, że FFI jest zgodna z regulacją FATCA i posiada właściwy system kontroli wewnętrznej w zakresie wykonywania obowiązków raportowania lub FFI zidentyfikowała niezgodności.

Oświadczenie o zgodności działalności FFI z regulacją FATCA dotyczyć musi spełnienia przez FFI następujących warunków:

a)      skutecznego wdrożenia programu zgodności z regulacją FATCA oraz jego okresowej kontroli,

b)     braku wystąpienia istotnych nieprawidłowości w zakresie zgodności z regulacją FATCA lub w przypadku wystąpienia nieprawidłowości opis czynności podjętych celem ich eliminacji,

c)      braku lub wystąpieniu ewentualnych awarii systemu, uniemożliwiających czasowo realizowanie obowiązków wynikających z regulacji FATCA, oraz

d)     braku nieprawidłowości w zakresie przekazywania danych objętych obowiązkiem raportowania.

Ponadto, w terminie 60 dni od dnia upływu 2 lat od rejestracji FFI na portalu IRS, FRO jest zobowiązany potwierdzić, że procedury identyfikacji istniejących rachunków finansowych zostały przeprowadzone w sposób kompletny i prawidłowy.

Odpowiedzialność FRO za rzetelne wypełnianie swoich obowiązków, na gruncie obu modeli umowy IGA, zostanie omówiona w następnych artykule. Zapraszamy do aktywnego śledzenia portalu FATCA, prowadzonego przez Kancelarię Tomczak i Partnerzy.

Katarzyna Lamczyk

Zajmuje się przede wszystkim pozyskiwaniem finansowania działalności gospodarczej, papierami wartościowymi oraz korporacyjną obsługą spółek.

Czytaj dalej...

 Do góry